Automatizari
Servicii automatizare procese operationale
Automatizari custom de procese operationale repetitive, cu si fara inteligenta artificiala.
Automatizari
Sumar servicii
Conectam informatiile, documentele si activitatile din programele pe care compania ta le foloseste deja: gestiune, contabilitate, facturare, email, calendar, Excel si dosare digitale.
Construim un strat de automatizare si coordonare care urmareste procesul de la inceput pana la final. Acesta centralizeaza informatiile relevante, executa operatiunile repetitive, transmite sarcinile intre responsabili si pastreaza istoricul actiunilor.
Pornim de la procesul existent si dezvoltam conexiunile necesare, fara sa presupunem inlocuirea aplicatiilor folosite de echipa.
Solutia se livreaza ca proiect, prin echipa de dezvoltare software sau agentic AI. In functie de obiective si de conditiile contractuale, poate evolua intr-un produs propriu al companiei.
Solicita Oferta PersonalizataAutomatizari
Ce procese putem automatiza
Automatizarea este potrivita pentru procesele care includ activitati repetitive, reguli clare, transferuri de informatii si etape care trebuie urmarite. Poate acoperi un flux complet sau doar anumite operatiuni: inregistrarea unei cereri, verificarea campurilor obligatorii, transmiterea spre aprobare ori actualizarea unui raport. Obiectivul este reducerea muncii manuale si o mai buna vizibilitate asupra activitatilor, cu pastrarea interventiei umane acolo unde sunt necesare analiza, decizia sau gestionarea exceptiilor.
Solicitari & Aprobari
Solicitari interne si circuite de aprobare
Cererile transmise prin e-mail, mesaje sau formulare separate pot fi reunite intr-un flux comun, cu informatii obligatorii, responsabili si termene definite. La inregistrare, sistemul poate verifica daca datele necesare sunt completate, poate solicita informatii suplimentare si poate directiona cererea catre persoana sau departamentul potrivit.
Circuitul de aprobare poate varia in functie de tipul solicitarii, valoare, departament sau alte reguli stabilite de companie. Participantii pot primi notificari si remindere, iar solicitantul poate urmari stadiul cererii. Deciziile, comentariile si documentele justificative pot fi pastrate impreuna cu aceasta.
De exemplu, o cerere de achizitie poate parcurge succesiv aprobarea managerului, verificarea bugetului si preluarea de catre echipa de achizitii, cu evidenta fiecarei etape.
Comenzi & Solicitari Comerciale
Prelucrarea comenzilor si a solicitarilor comerciale
Automatizarea poate organiza traseul unei solicitari comerciale, de la preluarea informatiilor pana la transmiterea catre echipele care pregatesc oferta, confirma comanda sau coordoneaza livrarea. Datele pot fi colectate din formulare, e-mailuri ori aplicatii si verificate pentru identificarea informatiilor lipsa sau a posibilelor inregistrari duplicate.
Pe baza regulilor convenite, fluxul poate pregati inregistrarile necesare, poate aloca solicitarea unui responsabil si poate crea sarcini pentru etapele urmatoare. Situatiile care necesita clarificari, negociere sau aprobarea unor conditii speciale pot fi directionate catre persoanele competente.
De exemplu, o comanda primita poate genera o inregistrare in CRM si o solicitare de verificare a disponibilitatii. Integrarea cu gestiunea, CRM-ul sau facturarea se stabileste in functie de aplicatiile utilizate si de posibilitatile lor tehnice.
Arhive
Gestionarea documentelor si a dosarelor
Documentele aferente unui client, proiect sau proces intern pot fi colectate si organizate intr-un dosar comun. Automatizarea poate sprijini clasificarea, denumirea si asocierea documentelor, folosind informatiile disponibile si regulile de organizare stabilite.
Pentru fiecare tip de dosar poate fi definita o lista de documente necesare. Sistemul poate compara documentele primite cu aceasta lista, poate semnala lipsurile si poate transmite solicitari de completare. In functie de solutia implementata, pot fi urmarite versiunile, aprobarile si termenele de valabilitate.
De exemplu, un dosar de furnizor poate fi trimis spre verificare dupa colectarea documentelor obligatorii. Confirmarea corectitudinii continutului si aprobarea finala raman in responsabilitatea persoanelor desemnate.
Back-office
Operatiuni de back-office
Activitatile administrative presupun frecvent copierea acelorasi date in mai multe locuri, pregatirea unor documente standard si transmiterea informatiilor intre echipe. Automatizarea poate prelua aceste operatiuni repetitive si le poate conecta intr-un flux usor de urmarit.
Datele pot fi centralizate din sursele convenite, folosite pentru completarea sabloanelor si transmise catre departamentele responsabile. Fluxul poate urmari termenele, poate semnala activitatile restante si poate solicita validarea informatiilor inaintea continuarii procesului.
De exemplu, inregistrarea unui furnizor nou poate declansa colectarea datelor, pregatirea fisei interne si verificarea de catre echipele implicate. Astfel, fiecare participant primeste informatiile necesare si stie ce actiune are de realizat.
Planificare
Planificare si coordonare
Procesele care implica mai multe persoane pot fi organizate prin crearea automata a sarcinilor, atribuirea responsabililor si stabilirea termenelor. Activitatile dependente pot fi declansate dupa finalizarea sau aprobarea etapelor precedente.
Automatizarea poate transmite instructiuni, actualiza calendare si trimite notificari inaintea termenelor. Atunci cand o etapa intarzie, persoanele desemnate pot fi informate pentru a decide ajustarea planificarii sau redistribuirea activitatilor.
De exemplu, organizarea unei sesiuni de training poate include confirmarea instructorului, pregatirea accesului la platforma, transmiterea instructiunilor catre participanti si colectarea feedbackului. Fiecare etapa poate avea un responsabil si conditii clare de finalizare.
Raportare
Raportare operationala
Informatiile despre activitate pot fi reunite periodic pentru a urmari volumele de lucru, stadiile solicitarilor, timpii de procesare si intarzierile. Automatizarea poate reduce colectarea manuala a datelor si pregatirea repetata a acelorasi rapoarte.
Rapoartele pot fi actualizate la intervale stabilite sau la aparitia unor evenimente relevante. Indicatorii pot evidentia cererile in asteptare, etapele in care se acumuleaza intarzieri si distributia activitatilor intre echipe.
De exemplu, un raport saptamanal poate arata cate solicitari au fost primite, cate au fost rezolvate si cate au depasit termenul. Utilitatea rezultatelor depinde de calitatea datelor si de definirea consecventa a indicatorilor.
Automatizari
Ce construim peste aplicatiile existente
Putem utiliza infrastructura deja existenta pentru dezvoltarea automatizarilor.
- Un punct central de lucru
- Fluxuri cu etape si responsabilitati clare
- Preluarea muncii repetitive cu date si documente
- Notificari legate de stadiul procesului
- Vizibilitate asupra activitatii
- Istoric al actiunilor
01
Un punct central de lucru:
Reunim informatiile necesare gestionarii procesului intr-o interfata comuna.
Pentru fiecare solicitare, comanda, dosar sau activitate, utilizatorii pot vedea datele relevante, documentele asociate, responsabilul, stadiul si urmatorul pas.
Centralizarea poate insemna afisarea informatiilor din mai multe surse, pastrarea unor date operationale sau accesul direct la documentele originale. Stabilim ce informatie ramane in fiecare aplicatie si care este sursa principala pentru actualizari.
02
Fluxuri cu etape si responsabilitati clare:
Definim traseul unei activitati, de la inregistrare pana la inchidere.
Fiecare etapa poate avea: Conditii de pornire, date si documente obligatorii, un responsabil sau o echipa, reguli de verificare, termene, aprobari, actiuni automate, conditii de finalizare.
Sistemul poate transmite urmatoarea sarcina dupa indeplinirea conditiilor necesare. Exceptiile sunt directionate catre persoanele care le pot analiza.
03
Preluarea muncii repetitive cu date si documente:
Automatizam operatiunile care pot fi descrise prin reguli sau evaluate cu ajutorul AI.
In functie de proces, solutia poate: prelua informatii din formulare, emailuri si documente, completa campuri pe baza datelor disponibile, verifica prezenta informatiilor obligatorii, pregati documente folosind sabloane, organiza fisierele in dosarele corespunzatoare, actualiza stadiul unei activitati, transfera date intre aplicatii, pregati raspunsuri pentru verificare si trimitere.
Pentru fiecare actiune stabilim ce poate fi executat automat si unde este necesara validarea unui utilizator.
04
Notificari legate de stadiul procesului:
Notificarile sunt declansate de evenimente si conditii concrete: un document a fost primit, o verificare s-a incheiat, o aprobare lipseste sau un termen se apropie.
Putem configura mesaje catre persoana responsabila, reamintiri si escaladari, prin canalele agreate.
Astfel, fiecare participant primeste informatia necesara pentru etapa pe care o are de realizat.
05
Vizibilitate asupra activitatii:
Construim ecrane si dashboard-uri care arata: cate solicitari sunt deschise, in ce etapa se afla fiecare, cine trebuie sa actioneze, ce documente sau aprobari lipsesc, unde apar intarzieri, ce activitati au fost finalizate, ce exceptii necesita interventie.
Actualizarea poate fi in timp real pentru sursele care permit acest lucru sau la intervalele de sincronizare stabilite. Frecventa este definita pentru fiecare integrare.
06
Istoric al actiunilor:
Pastram un jurnal pentru evenimentele si actiunile acoperite de solutie.
Acesta poate consemna cine a initiat sau aprobat o actiune, ce a executat sistemul, cand s-a produs schimbarea si care a fost rezultatul.
Actiunile utilizatorilor sunt diferentiate de cele executate automat sau de agentii AI. Pentru operatiunile din aplicatii externe, vizibilitatea depinde de informatiile disponibile prin integrare.
Automatizari
Rolul agentilor AI
Agentii AI pot prelua activitati care presupun interpretarea continutului si alegerea unei actiuni dintre variantele permise.
De exemplu, pot contribui la:
• Identificarea tipului unei solicitari.
• Extragerea informatiilor din documente.
• Clasificarea mesajelor si a fisierelor.
• Pregatirea unui rezumat al dosarului.
• Identificarea informatiilor care lipsesc.
• Redactarea unui raspuns pentru verificare.
• Propunerea urmatorului pas in proces.
Pentru activitatile cu reguli clare folosim automatizari deterministe. AI este inclusa acolo unde interpretarea continutului aduce un beneficiu.
Solicita Oferta Personalizata
Automatizari
Integrarea cu programele folosite deja
Analizam posibilitatile de conectare cu aplicatiile de gestiune, contabilitate, facturare, email, calendar si gestionare a fisierelor.
Pentru fiecare sistem clarificam drepturile de acces, licentele, frecventa actualizarilor si operatiunile disponibile.
Daca o aplicatie are limitari, evaluam variantele de conectare inainte de asumarea functionalitatilor. Pastram aplicatiile existente in masura in care acestea permit fluxul necesar.
Integrarea poate utiliza:
- API-uri si conectori disponibili.
- Evenimente transmise de aplicatii.
- Importuri si exporturi.
- Fisiere structurate.
- Alte mecanisme de acces acceptate de furnizori.
Automatizari
Cum livram proiectul
Documentam etapele, aplicatiile, documentele, participantii si regulile de lucru. Identificam activitatile repetitive si situatiile care necesita decizie.
Stabilim scopul automatizarii
Alegem fluxul initial, rezultatul urmarit si indicatorii de evaluare. Delimitam ce intra in proiect si ce poate fi abordat ulterior.
Verificam integrarile si datele
Evaluam accesul la aplicatii, documentatia, exemplele de date si limitarile tehnice. Pentru componentele AI, verificam fezabilitatea pe continut relevant.
Definim specificatia si estimarea
Descriem fluxurile, rolurile, integrarile, automatizarile, aprobarile si criteriile de acceptanta. Proiectul primeste o estimare, etape de livrare si un termen construit pe baza dependentelor identificate.
Dezvoltam si testam
Echipa de dezvoltare software si agentic AI implementeaza componentele necesare. Testam atat traseul obisnuit, cat si exceptiile, drepturile de acces si comportamentul sistemelor conectate.
Validam cu utilizatorii
Persoanele desemnate verifica scenariile de lucru si rezultatele. Ajustarile sunt gestionate in raport cu specificatia aprobata.
Lansam si pregatim utilizarea
Configuram mediul agreat, pregatim documentatia si prezentam modul de lucru utilizatorilor. Conditiile de mentenanta, suport si dezvoltare ulterioara sunt stabilite distinct.
Solicita Oferta Personalizata
FINALUL PROIECTULUI
Ce primesti la finalul proiectului
Livrabilele sunt definite in oferta si pot include:
- Interfata centrala de lucru.
- Fluxurile si regulile implementate.
- Integrarile cu aplicatiile existente.
- Componentele AI prevazute.
- Rolurile si drepturile de acces.
- Notificarile si mecanismele de escaladare.
- Dashboard-urile si jurnalul actiunilor.
- Documentatia de utilizare si administrare.
- Rezultatele testelor si evidenta acceptantei.
- Codul sursa si instructiunile de instalare, in conditiile contractuale convenite.
BUGET & DEADLINE
Cum se stabilesc bugetul si termenul
Estimarea tine cont de numarul si complexitatea fluxurilor, aplicatiile conectate, calitatea datelor, functionalitatile AI si cerintele de operare.
Oferta diferentiaza dezvoltarea de eventualele costuri recurente pentru:
• Gazduire.
• Licente si conectori.
• Servicii externe.
• Utilizarea modelelor AI.
• Monitorizare.
• Mentenanta si suport.
Pentru procesele complexe putem defini o prima etapa cu functionalitati esentiale, urmata de extinderi pe baza utilizarii si a rezultatelor.
Solicita Oferta Personalizata
FAQ SECTION
Intrebari frecvente
Proiectul porneste de la aplicatiile folosite deja. Posibilitatea pastrarii lor depinde de accesul si mecanismele de integrare disponibile, care sunt verificate inainte de definirea solutiei.
Da. Putem delimita un flux initial, cu utilizatori, aplicatii si criterii proprii de acceptanta. Extinderile sunt planificate ulterior.
Operatiunile permise sunt definite in proiect. Putem impune aprobarea umana pentru actiunile cu impact important si pentru rezultatele care necesita verificare.
Actualizarea in timp real este posibila pentru sursele care o permit. Pentru celelalte sisteme stabilim intervale de sincronizare si facem vizibila starea actualizarii.
Da, aceasta poate fi o directie a proiectului. Arhitectura, drepturile asupra codului, licentele componentelor si conditiile de distribuire trebuie stabilite explicit.
Termenul rezulta din complexitatea fluxurilor, integrarilor si datelor, precum si din disponibilitatea persoanelor care valideaza procesul. Calendarul este stabilit dupa analiza.